Skrócone Studium Wykonalności - wytyczne dla współpracy transgranicznej PL UA

Wytyczne do przygotowania skróconego studium wykonalności

1. Streszczenie projektu

Punkt ten powinien zawierać jasny opis działań, które będą realizowane w ramach Projektu. W przypadku projektów bardziej złożonych poszczególne działania powinny być grupowane na etapy.

Sugerowany układ informacji.

a.    Nazwa projektu. Przedstawienie Wnioskodawcy/Partnera Wiodącego/Partnerów. Przedstawienie podmiotu eksploatującego inwestycję i cały system.

W punkcie tym    należy    podać    podstawowe informacje    dotyczące

wnioskodawcy/partnerów/podmiotu eksploatującego:

•    pełną nazwę,

•    dokładny adres (z podaniem numeru telefonu i faksu)

•    status prawny,

•    krótki opis realizowanych do tej pory podobnych przedsięwzięć;

•    dane osoby wyznaczonej do kontaktów (imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, nr telefonu i faksu)

Należy tu również przedstawić podział zadań pomiędzy instytucje zaangażowane w realizację projektu oraz eksploatacj ę infrastruktury

b.    Zakres projektu.

Zakres projektu należy przedstawić w podziale na zadania, to jest wszystkie części projektu, które będą realizowane w logicznej sekwencji. Zadaniami może być np.: przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przejęcia placu budowy przez wykonawcę, zatrudnienie inżyniera kontraktu, organizacja jednostki monitorującej projekt ze strony zamawiającego, przeprowadzenie przetargu na realizację przedsięwzięcia, budowa, przeprowadzenie prób, itp. Zadania te dla czytelności i przejrzystości powinny być przedstawione w postaci wykresu Gantt’a

2. Analiza otoczenia projektu

Każdy projekt ze swej natury jest nakierowany na rozwiązywanie specyficznego problemu, który dotyka mniejszą lub większą grupę ludzi zwanych beneficjentami. Po to, aby projekt przyczyniał się do poprawy stanu obecnego, który wymaga interwencji, należy dokładnie zidentyfikować takie problemy. Należy zastanowić się, co jest źle? Co powoduje, że projekt jest tak bardzo konieczny i potrzebny? Dlatego też należy przeprowadzić analizę stanu obecnego.

W punkcie tym należy opisać, jakiego zagadnienia lub zagadnień (ze szczególnym uwzględnieniem punktów/wartości brzegowych) będzie dotyczył projekt i do jakiej grupy docelowej (grupy społecznej, grupy zamieszkującej dany obszar, etc.) jest on skierowany -proszę opisać tę grupę/podmiot(y). Opis należy rozpocząć od przedstawienia problemów, na które napotykają przyszli beneficjenci projektu. Należy tutaj przedstawić ogólny opis regionu (dane demograficzne, ekonomiczne, finansowe, społeczne, itp.), na terenie którego projekt będzie realizowany.

3. Określenie popytu, potrzeb oraz celów.

a.    Źródła identyfikacji projektu i cele

Jedną z głównych przyczyn realizacji każdego projektu jest „problem” (lub problemy), dotykający określoną grupę ludzi, podmiotów lub obszaru, który winien zostać z rozwiązany w wyniku określonych działań będących implementacją projektu. W punkcie tym należy krótko przedstawić powiązania i związki przyczynowo - skutkowe pomiędzy poszczególnymi negatywnymi aspektami bieżącej sytuacji. Projekt, dla którego przygotowuje się studium wykonalności, ze względu na specyfikę Programu Współpracy Transgranicznej Polska -Białoruś - Ukraina oraz ograniczenia budżetowe nie rozwiąże wszystkich problemów. Tak więc o opisie i analizie aktualnej sytuacji należy dokonać selekcji problemów i określić, które z nich projekt rozwiąże bądź przyczyni się do ich rozwiązania.

W tym punkcie również na podstawie wyselekcjonowanej grupy problemów powinniśmy określić, które cele społeczno - ekonomiczne projekt będzie realizował. Powinny one być w sposób logiczny powiązane z projektem, a ich postęp w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu winen być mierzalny.

b. spójność z celami Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Białoruś - Ukraina i komplementarność z innymi programami.

W punkcie tym należy wykazać zgodność celów analizowanego projektu z Priorytetami i działaniami Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Białoruś - Ukraina określonymi w Dokumencie Programowym.

c.    Określenie produktów

Pod pojęciem produkty należy rozumieć infrastrukturę, która zostanie wybudowana dzięki realizacji projektu, innymi słowy: materialny efekt realizacji projektu (np.: droga o określonej długości i określonych parametrach, oczyszczalnia ścieków o danej przepustowości, most o kreślonej rozpiętości, budynek o danej kubaturze itp.).

d.    Określenie rezultatów i długofalowych oddziaływań oczekiwanych/ spodziewanych zmian

Poprzez rezultaty rozumiemy korzyści, jakie zostaną osiągnięte przez końcowych pośrednich bądź bezpośrednich beneficjentów projektu w wyniku realizacji projektu bezpośrednio po jego zakończaniu.

Produkty poprzez realizacj ę projektu mogą posłużyć jako narzędzie, dzięki któremu będziemy mogli obserwować konkretne rezultaty. Przewidywane wartości wymienionych wcześniej korzyści wynikających z realizacji projektu należy przedstawić w formie liczbowej w tabeli, co umożliwi ich łatwe porównanie.

e. Określenie długofalowych oddziaływań

Jako długofalowe oddziaływanie zmian zaistniałych w wyniku realizacji projektu należy rozumieć działania, które będą miały miejsce po upływie określonego czasu od momentu a kończenia jego realizacji (rozbudowa osiedla mieszkaniowego w efekcie modernizacji infrastruktury na danym obszarze, rozwój usług, itp.). Oddziaływania te należy również przewidzieć i opisać z możliwie dużym prawdopodobieństwem, podając spodziewane przybliżone) ich wartości (o ile oczywiście jest to możliwe do przewidzenia).

4. Wdrożenie projektu

Lokalizacja projektu. Należy podać nazwę państwa, województwa, powiatu i gminy(miejscowości), gdzie będzie realizowany projekt. Należy się również odnieść do podziału NUTS. Można tutaj również podać inne informacje, które mogą być pomocne przy lokalizacji inwestycji.

a.    opis alternatywnych wariantów, analiza opcji

Analiza opcji winna być przeprowadzona na znacznie wcześniejszym etapie niż złożenia wniosku o dofinansowanie i dlatego też w tym punkcie należy możliwie szczegółowo opisać wcześniej przeprowadzone analizy. Analizy takie mogą się znajdować w takich dokumentach jak program funkcjonalno-użytkowy, koncepcja przestrzenno - techniczna, koncepcja techniczno - ekonomiczna, projekt wstępny, ocena oddziaływania na środowisko sporządzona na etapie ustalania lokalizacji czy też inne dokumenty, gdzie rozważano alternatywną realizację projektu (głównie produktu). Tak więc w punkcie tym należy opisać alternatywne możliwość realizacji projektu - alternatywne warianty projektu. Alternatywne warianty w praktyce obejmuj ą zazwyczaj takie elementy jak lokalizacja, technologia realizacji, przyj ęte trasy przebiegu np. kanalizacji lub drogi, technologia procesów np. oczyszczania ścieków, odwadniania osadów, uzdatniania wody, czy nawet warianty organizacyjne, np. realizacja projektu w układzie PPP lub inne. Przeprowadzoną wcześniej analizę należy przytoczyć i ze szczególną starannością opisać wnioski z niej płynące. Należy przedstawić dowód na to, iż wybrany projekt jest najbardziej odpowiedni spośród rozważanych opcji.

b.    Stopień przygotowania projektu do realizacji

W nowoczesnej praktyce zarządzania projektami przygotowanie projektu do realizacji wymaga zwykle około dwukrotnie więcej niż sama realizacja projektu. Okres ten wydłuża się dla projektów, przy których konieczne są konsultacje społeczne, uzgodnienia z wieloma partnerami, których interesy mogą być dość różne i w końcu kiedy rozwiązania techniczne wymagaj ą,    dla zmniejszenia ryzyka niepowodzenia, przeprowadzenia projektów

pilotażowych lub badań doświadczalnych. Z tego punktu widzenia w momencie przygotowania studium wykonalności projekt winien być już bardzo zaawansowany pod kątem przygotowania do realizacji. Jeśli nie są zakończone wszystkie procedury administracyjne wymagane do rozpoczęcia przetargu i w konsekwencji robót, to należy w sposób szczególny przeanalizować, co należy jeszcze zrobić, aby tę procedurę zamknąć. Ze względu na obszerność zagadnienia, mnogość literatury i przepisów na ten temat jak również cel niniejszych wytycznych, nie opisywano tutaj zagadnień administracyjnych lecz skupiono się na opisaniu, jakie informacje winny być przedstawione, aby czytelnik miał pogląd na wykonalność projektu. Punkt ten powinien zawierać informacje dotyczące podjętych (historycznych) przez inwestora działań i zadań zmierzających do realizacji projektu, posiadanych przez niego (lub inne podmioty) koncepcji, projektów, pozwoleń itp. dotyczących pośrednio lub bezpośrednio realizowanego przedsięwzięcia. Informacje te powinny być przedstawione w układzie chronologicznym w postaci krótkiego opisu działań wraz z datami i zestawie dokumentów/materiałów w taki sposób, aby można było łatwo określić stopień przygotowania projektu. W przypadku, kiedy projekt nie jest przygotowany do rozpoczęcia budowy, należy w czytelny sposób opisać działania, które zostaną podjęte w celu zakończenia procesu przygotowania projektu do realizacji. Dla pełnego obrazu sytuacji należy wskazać ryzyka związane z niedotrzymaniem założonych terminów. Takim ryzykiem może być np. niezakończony proces pozyskiwania dostępu do placu budowy.

c. Ocena techniczna projektu

Ocena techniczna projektu powinna obejmować:

•    krótki opis aktualnych rozwiązań technicznych (produktów) oraz proponowanych zmian (przejrzysty opis inwestycji wraz z koncepcj ą techniczną), które służyć będą realizacji celów projektu;

•    opis proponowanych elementów/urządzeń technicznych (z podaniem ich cech technicznych);

•    określenie kosztów inwestycyjnych i eksploatacyjnych;

d.    Powiązania z innymi podmiotami, gminami w ramach systemu

Punkt ten powinien zawierać informacje dotyczące tego, czy przedsięwzięcie będzie realizowane lub eksploatowane samodzielnie czy też w powiązaniu z innymi podmiotami. Należy opisać, czy inwestycja będzie oddzielna i niezależna, czy też może wpisuje się w sieć istniejącego lub planowanego do realizacji systemu. Należy krótko przedstawić ten system i określić udział projektu w tym systemie.

e.    Trwałość i wykonalność instytucjonalna projektu

Należy też tutaj opisać, kto i jak będzie ponosił koszty związane z ewentualnym utrzymaniem i eksploatacją projektu w perspektywie długofalowej. W punkcie tym ponadto należy przedstawić (o ile jest to możliwe ze względu na charakter projektu) sposób zarządzania i eksploatacji majątku, jaki powstanie w wyniku realizacji projektu. Wykonalność instytucjonalna projektu powinna zostać przedstawiona poprzez opisanie stanu aktualnego organizacji wdrażającej projekt. Punkt ten powinien zawierać dokładny opis wdrażania projektu, z wyszczególnieniem zaangażowanych instytucji, organizacji, osób, określeniem ich roli i odpowiedzialności. Ponadto należy podać opis procedur, harmonogramy realizacji prac, przetargów, pozyskiwania zezwoleń, prac przygotowawczych, odbiorów oraz harmonogram realizacji projektu. Znaleźć się tutaj powinny informacje dotyczące planowanych działań, które zostaną podjęte przez inne instytucje i organizacje dla wykonania produktów, otrzymania rezultatów oraz osiągnięcia celów. Należy podać wielkość niezbędnych środków oraz źródła ich pochodzenia w celu sfinansowania kosztów przedsięwzięcia.

f. Określenie rynku odbiorców

W celu określenia rynku odbiorców należy posłużyć się, o ile to możliwe, danymi dotyczącymi danego regionu (ilość gospodarstw podłączonych do kanalizacji, liczba gospodarstw przewidywanych do podłączenia, ilość pojazdów korzystającej z danej drogi, itp.). W przypadku braku takich danych/pomiarów/analiz należy skorzystać z danych statystycznych.

5. Wnioski z przeprowadzonej analizy i podsumowanie

Tę część studium wykonalności należy opracować jako ostatnią gdyż informacje w niej zawarte są streszczeniem informacji przedstawionych/opisanych/przeanalizowanych w ww. punktach dokumentu. Po jego lekturze czytelnik powinien wiedzieć, czemu ma służyć inwestycja, ile wynoszą nakłady inwestycyjne, kto będzie głównym użytkownikiem powstałej infrastruktury, jakie były wyniki analizy finansowej oraz co w kontekście programowym jest najważniejsze dla uzasadnienia finansowania projektu ze środków ENPI.

Sugerowany/rekomendowany układ informacji w tym punkcie powinien wyglądać następująco:

a. Wyjaśnienie/uzasadnienie, dlaczego projekt powinien być finansowany ze środków ENPI (ze wskazaniem odpowiedniego priorytetu i działania do którego jest składany wniosek o dofinansowanie);

b.    Określenie głównych celów inwestycji (także ze wskazaniem rezultatów);

c.    Zakres projektu (opis infrastruktury, która będzie wybudowana - produktu);

d.    Krótki opis stanu przed i po realizacji projektu (opis ten winien być spójny z przyjętymi do ewaluacji projektu wskaźnikami);

e.    Przedstawienie nakładów inwestycyjnych (z podziałem na źródła finansowania oraz wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane);

f.    Wnioski z analizy finansowej (krótki opis przyj ętej metodologii wraz z podaniem wyników analizy i wniosków z niej płynących);

6. Analiza finansowa

Ta część studium wykonalności może zostać przygotowana zgodnie z punktami nr 2.2.2, 2.2.3 oraz 2.2.4 Dokumentu roboczego KE nr 4 „Wytyczne dotyczące metodologii przeprowadzania analizy kosztów i korzyści”. Przedstawione kalkulacje są potrzebne do zbadania czy projekt jest warty dofinansowania, potrzebuje dofinansowania UE i jest potrzebny z punktu widzenia społeczno - ekonomicznego. Dane tu przedstawione mogą być również użyte do oceny trwałości finansowej

Przykłady:

Opcja 1: Inwestycja bez dofinansowania UE

Opcja 2: Inwestycja z dofinansowaniem UE

Analiza ekonomiczna (korzyści społeczne)

Powyższe tabele muszą być uzupełnione przez dokładny opis:

•    Wszystkich założeń do analizy (np. stopa dyskontowa, okres odniesienia, wszystkie typy wpływów i wypływów pieniężnych itp.)

•    Wskaźniki społeczno - ekonomiczne (np. oddziaływanie na zatrudnienie, korzyści społeczne itp.).

7. Analiza ryzyka

Pierwszym krokiem analizy ryzyka jest zidentyfikowanie zagrożeń. Można wyróżnić zagrożenia:    ludzkie, operacyjne, finansowe, techniczne, naturalne, polityczne itp.

Przeprowadzenie analizy zagrożeń jest bardzo ważne, gdyż bardzo łatwo jest przeoczyć potencjalne ważne zagrożenia. Następnie należy oszacować możliwość wystąpienia ryzyka. Gdy zidentyfikujemy zagrożenia, następnym krokiem jest oszacowanie możliwości wystąpienia zagrożenia oraz jego oddziaływania. To nam pozwoli ocenić stopień ryzyka. W następnym punkcie należy przedstawić sposób zarządzania ryzykiem/kami oraz metodę uniknięcia wystąpienia ryzyka/ryzyk w trakcie realizacji projektu. Proszę opisać proces zarządzania i zapobiegania pojawieniu się ryzyka/ryzyk

Zobacz kontakt w sprawie studium wykonalności.