www.zefe.org

Jesteś w:

Rozliczania projektów unijnych może wydawać się skomplikowany, ale z odpowiednią wiedzą i przygotowaniem staje się zdecydowanie łatwiejszy. Poniższy przewodnik obejmuje kluczowe etapy i wymagania, aby sprawnie rozliczyć projekt i uniknąć błędów.

Rozliczanie projektów unijnych - kompleksowy przewodnik rozliczania projektów finansowanych z funduszy europejskich

1. Etap przygotowawczy:

• Dokładne zapoznanie się z umową o dofinansowanie oraz zasadami rozliczania obowiązującymi w danym programie.
• Założenie odrębnego konta bankowego dla projektu, ułatwiające śledzenie wydatków kwalifikowalnych.
• Opracowanie systemu archiwizacji dokumentów, zapewniającego łatwy dostęp do niezbędnych informacji.

2. Wnioski o płatność:

• Sporządzanie wniosków o płatność na specjalnym formularzu, zgodnie z instrukcją.
• Dokładne dołączenie wymaganych dokumentów, takich jak faktury, rachunki, umowy, itp.
• Terminowe składanie wniosków w systemie informatycznym.

3. Wydatki kwalifikowalne:

• Dokładna znajomość listy wydatków kwalifikowalnych w danym programie.
• Zachowanie zasady konkurencyjności przy wyborze dostawców.
• Prawidłowe dokumentowanie wydatków (faktury, rachunki, umowy itp.).

4. Sprawozdawczość projektów unijnych:

• Regularne sporządzanie sprawozdań merytorycznych i finansowych z realizacji projektu.
• Dokładne monitorowanie wskaźników i osiąganie założonych rezultatów.
• rzetelne dokumentowanie zmian w projekcie i informowanie o nich instytucji wdrażającej.
• Raporty okresowe: Konieczne jest sporządzanie regularnych raportów finansowych i rzeczowych, które dokumentują postęp projektu i wydatki.
• Końcowe raportowanie: Po zakończeniu projektu, niezbędne jest sporządzenie raportu końcowego, który zawiera pełne rozliczenie finansowe i opis osiągniętych rezultatów.

5. Kontrola projektu:

• Systemy monitorowania: Regularne monitorowanie postępu projektu oraz kontrolowanie wydatków są niezbędne, aby upewnić się, że projekt jest realizowany zgodnie z planem.
• Kontrole wewnętrzne i zewnętrzne: Kontrole są przeprowadzane w celu weryfikacji, czy wydatki są zgodne z wymogami unijnymi i czy zostały prawidłowo udokumentowane.
• Przygotowanie się do kontroli instytucji wdrażającej.
• Udostępnienie wszystkich niezbędnych dokumentów i informacji.
• Współpraca z kontrolerami i wyjaśnianie wszelkich wątpliwości.
• Audyt finansowy: Projekty unijne często podlegają audytowi, który ma na celu sprawdzenie prawidłowości rozliczeń.
• Ewaluacja efektów: Ocena skuteczności i efektywności realizowanego projektu w odniesieniu do założonych celów.

Dodatkowe wskazówki:

• Korzystanie z systemów informatycznych ułatwiających rozliczanie projektu.
• Poszukiwanie wsparcia merytorycznego w instytucji wdrażającej lub u doradców zewnętrznych.
• Na bieżąco aktualizować wiedzę na temat zmian w programach unijnych.
• Dokładne rozliczenie projektu jest warunkiem otrzymania dofinansowania.
• Błędy w rozliczeniu funduszy unijnych mogą skutkować korektami finansowymi, a nawet zwrotem dotacji.
• Warto zadbać o rzetelną dokumentację i terminowe składanie wszystkich dokumentów.

Najczęstsze problemy podczas rozliczania projektów unijnych

• Brak zgodności z wytycznymi: Niewłaściwe rozliczenie wydatków, które nie są zgodne z wymogami kwalifikowalności, może prowadzić do konieczności zwrotu środków.
• Niedokładna dokumentacja: Brak odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki może być powodem odrzucenia części rozliczeń.

Usługa rozliczania projektów unijnych

Rozliczanie projektów unijnych jest procesem wymagającym dużej precyzji i skrupulatności. Aby uniknąć problemów i zapewnić sukces projektu, konieczne jest przestrzeganie wszystkich wymogów formalnych i prawnych, systematyczne dokumentowanie wydatków, a także bieżące monitorowanie i kontrola realizacji projektu.

Usługa rozliczania projektów unijnych obejmuje:

• prowadzenie sprawozdawczości projektu na potrzeby instytucji przyznającej dofinansowanie (sprawozdania okresowe, roczne, końcowe), w tym w szczególności: opracowywanie na podstawie danych od Wnioskodawcy sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego oraz załączników do tych dokumentów,
• rozliczenia dotacji projektu zgodnie z wymogami instytucji współfinansujących, co oznacza wnioskowanie o płatność zgodnie z wytycznymi, w tym w szczególności: przygotowanie wniosków o płatność, weryfikacja opisów faktur, przygotowanie i kompletowanie załączników do wniosków o płatność,
• bieżące aktualizowanie harmonogramu rzeczowo-finansowego w przypadku wystąpienia zmian w projekcie oraz doradztwo w zakresie określenia sposobu wprowadzania zmian w taki sposób by możliwie uniknąć niekwalifikowalności wydatków,
• monitorowanie postępu realizacji projektu oraz nadzorowanie wypełniania przez Zamawiającego zapisów umowy o dofinansowanie oraz przygotowania aneksów terminowych i finansowych do umowy o dofinansowanie, w tym w szczególności: przygotowanie odpowiedzi na pisma instytucji odpowiadających za wdrażanie projektu, przygotowanie dokumentacji do podpisania aneksów do umowy o dofinansowanie, stałe informowanie o zmianach w wytycznych, które mogą mieć wpływ na kwalifikowalność wydatków,
• doradztwo w przeprowadzeniu prawidłowej promocji – w zakresie jej zgodności z przepisami i wytycznymi właściwych instytucji, w szczególności wskazanie Zamawiającemu jakimi środkami i w jaki sposób powinien informować o tym, że projekt jest współfinansowany ze środków UE,
• bieżące konsultacje spraw projektu z odpowiednimi instytucjami, w tym w szczególności: przygotowywanie wyjaśnień i informacji przez nie wymaganych, przygotowywanie projektów odpowiedzi na pisma instytucji,
• wspomaganie zespołu pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnego za realizację i wdrożenie projektu w aspekcie przestrzegania wytycznych związanych z unijnym dofinansowaniem, pomoc w stosowaniu wytycznych;

Najczęściej zadawane pytania dotyczące rozliczania środków unijnych

1. Jakie dokumenty są niezbędne do rozliczenia dotacji unijnej?

Wymagane dokumenty różnią się w zależności od projektu i rodzaju beneficjenta, jednak w większości przypadków podstawą są:

• Dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa: aktualny wyciąg z CEIDG lub odpis KRS, zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON.
• Kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego.
• Aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. ZUS, podatki).
• Dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).
• Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków: faktury, rachunki, dowody wpłaty, protokoły odbioru, itp.
• Dokumenty merytoryczne potwierdzające realizację projektu: sprawozdania, listy obecności, zdjęcia, itp.

2. Czy każdy wydatek związany z projektem kwalifikuje się do dofinansowania?

Niestety nie. Tylko wydatki zgodne z katalogiem kosztów kwalifikowanych danego programu i rodzaju dotacji podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty beneficjent ponosi ze środków własnych.

Kwalifikowalność wydatku weryfikowana jest dwuetapowo:

• Na etapie oceny wniosku: sprawdzana jest zgodność z programem operacyjnym, niezbędność dla realizacji projektu i efektywność.
• W trakcie realizacji projektu: sprawdzane jest faktyczne poniesienie wydatku, zgodność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, zgodność z prawem, zasadność, efektywność i sposób udokumentowania.

3. Jakie zasady obowiązują przy wyborze dostawców w projektach unijnych?

Beneficjenci zobowiązani do stosowania prawa zamówień publicznych dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Pozostali beneficjenci muszą stosować zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz unikać konfliktu interesów. Szczegółowe zasady dokonywania zakupów są opisane w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków dla danego programu.

4. Na czym polega kontrola projektów unijnych?

Kontrola jest obowiązkowym elementem każdego projektu i ma na celu sprawdzenie prawidłowości jego realizacji oraz wykorzystania środków unijnych. Kontrola może być przeprowadzona:

• W trakcie realizacji projektu.
• Po zakończeniu projektu, przed ostatecznym rozliczeniem.
• W trakcie okresu trwałości.

Rodzaje kontroli: kontrola na miejscu, kontrola dokumentów, kontrola systemowa.

5. Jakie są rodzaje wniosków o płatność w projektach unijnych?

• Wniosek o płatność zaliczkową: składany na początku realizacji projektu lub w trakcie, w celu uzyskania środków na bieżące wydatki.
• Wniosek o płatność pośrednią: składany w trakcie realizacji projektu, w celu refundacji poniesionych wydatków lub rozliczenia zaliczek.
• Wniosek o płatność końcową: składany po zakończeniu projektu, w celu ostatecznego rozliczenia dotacji.

6. Czym jest okres trwałości projektu i jakie są z nim związane obowiązki?

Okres trwałości to czas, w którym beneficjent jest zobowiązany do zachowania efektów projektu w niezmienionej formie i wymiarze. Standardowo trwa 5 lat, ale dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw - 3 lata. W tym czasie beneficjent musi:

• Utrzymywać w należytym stanie technicznym i użytkowym środki trwałe zakupione w ramach projektu.
• Kontynuować działalność gospodarczą, w przypadku projektów wspierających przedsiębiorczość.
• Utrzymywać zatrudnienie osób, które zostały zatrudnione w ramach projektu.

7. Jakie są konsekwencje nieprawidłowości w rozliczaniu dotacji unijnej?

Nieprawidłowości w rozliczaniu dotacji unijnej mogą skutkować:

• Koniecznością zwrotu części lub całości dotacji.
• Utratą prawa do ubiegania się o dofinansowanie w przyszłości.
• Karami finansowymi.
• Postępowaniem karnym.

8. Czy warto skorzystać z pomocy firmy doradczej przy rozliczaniu dotacji unijnej?

Skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy doradczej może znacznie ułatwić proces rozliczania dotacji unijnej i zminimalizować ryzyko błędów. Firmy doradcze oferują:

• Kompleksową obsługę projektów: od przygotowania wniosku o dofinansowanie, po rozliczenie dotacji.
• Wsparcie merytoryczne i formalne.
• Reprezentację przed instytucjami unijnymi.
• Pomoc w przygotowaniu dokumentacji.
• Szkolenia z zakresu rozliczania dotacji unijnych.

9. Jakie są rodzaje kosztów kwalifikowanych w projektach unijnych?

Rodzaje kosztów kwalifikowanych różnią się w zależności od programu i projektu. Do najczęstszych należą:

• Koszty osobowe: Wynagrodzenia, składki, dodatki dla personelu projektu.
• Koszty administracyjne: Koszty biura projektu, podróży służbowych, materiałów biurowych.
• Koszty zakupu środków trwałych: Sprzęt, nieruchomości (nowe lub używane pod pewnymi warunkami).
• Koszty usług zewnętrznych: Szkolenia, doradztwo, promocja.

10. Czym są koszty pośrednie i jakie wydatki się do nich zaliczają?

Koszty pośrednie to koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Należą do nich m.in.:

• Wynagrodzenia personelu administracyjnego (koordynator, księgowość).
• Koszty biura projektu (wynajem, media, materiały biurowe).
• Koszty obsługi prawnej i finansowej.
• Koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych.
• Ubezpieczenia, ochrona, sprzątanie.

11. Jakie warunki muszą spełniać środki trwałe, aby można je było sfinansować z funduszy unijnych?

Środki trwałe, zarówno nowe jak i używane, muszą być niezbędne do realizacji projektu. W przypadku zakupu używanych środków trwałych, wymagane jest spełnienie dodatkowych warunków:

• Sprzedający musi wystawić deklarację określającą pochodzenie środka.
• Środek nie mógł być w ostatnich 7 latach (10 lat dla nieruchomości) współfinansowany ze środków publicznych.
• Cena zakupu nie może przekraczać wartości rynkowej i musi być niższa niż koszt nowego środka.

12. Jakie są zasady zatrudniania personelu w projektach unijnych?

Zatrudnianie personelu odbywa się zgodnie z Kodeksem Pracy lub Kodeksem Cywilnym. Wydatki na wynagrodzenia są kwalifikowalne, jeśli:

• Zadania w projekcie są wyraźnie określone w umowie o pracę/zleceniu.
• Proporcja czasu pracy w projekcie do całkowitego czasu pracy jest udokumentowana.
• Wysokość wynagrodzenia jest adekwatna do zakresu obowiązków.

13. Co to jest System SL2014 i do czego służy?

SL2014 to system informatyczny, który służy do składania wniosków o płatność, przesyłania dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków oraz raportowania postępów realizacji projektu. Dostęp do systemu uzyskuje się po rejestracji umowy/decyzji o dofinansowaniu.

Prawidłowa realizacja projektu i rozliczenie dotacji unijnej leży w interesie Beneficjenta. Warto więc dobrze przygotować się do tego procesu i w razie potrzeby skorzystać z pomocy specjalistów.

14. Gdzie szukać pomocy w razie problemów z rozliczeniem projektu unijnego?

Wsparcia udzielają instytucje zarządzające danym programem operacyjnym oraz firmy doradcze specjalizujące się w funduszach europejskich. Oferują one m.in.:

• Kompleksową obsługę projektów (przygotowanie wniosku, rozliczenie dotacji).
• Wsparcie merytoryczne i formalne.
• Reprezentację przed instytucjami unijnymi.
• Pomoc w przygotowaniu dokumentacji.
• Szkolenia z zakresu rozliczania dotacji unijnych.
• ZEFE.ORG

Do pobrania

• Rozliczanie projektów unijnych - poradnik na przykładzie EFS

Kolejne kroki do skutecznego rozliczenia projektu unijnego

• Spójrz na wytyczne oraz wzorocowe i przykładowe studia wykonalności
• Przejrzyj listę przygotowanych studiów wykonalności
• Sprawdź referencje ZEFE.ORG
• Zapytaj ZEFE.ORG o ofertę na rozliczanie Twojego projektu